Thanh toán cước phí và quy đổi tiền tệ trong vận chuyển hàng không: Cần lưu ý gì theo TACT?

Nội Dung Chính

Thanh toán cước phí và quy đổi tiền tệ trong vận chuyển hàng không: Cần lưu ý gì theo TACT?

Trong vận tải hàng không quốc tế, việc tính toán và thanh toán cước phí không dừng lại ở việc nhân giá với trọng lượng. Các yếu tố như hình thức thanh toán (trả trước hay trả sau), quy định làm tròn số, và đặc biệt là quy đổi tiền tệ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí và tính chính xác của chứng từ.

Phần 5 của tài liệu TACT – The Air Cargo Tariffs and Rules do IATA ban hành sẽ giúp bạn hiểu rõ cách áp dụng đúng quy định trong việc thanh toán cước và chuyển đổi tiền tệ.

1. Các hình thức thanh toán trong vận chuyển hàng không

TACT quy định hai hình thức thanh toán phổ biến:

🔹 Prepaid – Trả trước

Người gửi hàng (shipper) thanh toán cước phí tại sân bay đi.
Được ghi rõ trong AWB bằng chữ “PP” (Prepaid).
Phù hợp với các lô hàng gửi từ nhà máy hoặc khách hàng đã có hợp đồng bao gồm chi phí vận chuyển.

🔹 Collect – Trả sau

Người nhận hàng (consignee) thanh toán khi nhận tại sân bay đến.
Ghi trong AWB là “CC” (Collect).
Áp dụng khi người nhận chủ động chọn hãng bay, tuyến đường, hoặc khi làm DAP/DDU theo điều kiện Incoterms.

⚠️ Lưu ý: Một số nước không cho phép hình thức “Collect” (ví dụ như Việt Nam hoặc Thái Lan trong một số tuyến), do đó cần kiểm tra phần “country regulations” trong TACT trước khi làm vận đơn.

2. Nguyên tắc làm tròn số tiền

Trong thực tế, các mức phí vận chuyển có thể ra số lẻ như 326.17 USD hoặc 2.753,45 JPY. Vì vậy, TACT đưa ra quy định rõ ràng về cách làm tròn số tiền, giúp thống nhất giữa các hãng bay và quốc gia:

Làm tròn lên hoặc xuống tùy từng loại tiền tệ và giá trị hóa đơn.
Ví dụ:
- USD thường làm tròn đến số thập phân thứ 2 (cent).
- Yên Nhật (JPY) không dùng số thập phân → làm tròn đến số nguyên gần nhất.
Với những khoản phụ phí nhỏ, đôi khi có thể được cộng gộp và làm tròn một lần duy nhất để giảm số dòng tính toán.

👉 Việc làm tròn phải được ghi rõ trên AWB, và tính nhất quán trên cả hệ thống và chứng từ.

3. Cách quy đổi tiền tệ theo TACT

🔸 Khi nào cần chuyển đổi tiền tệ?

Khi điểm đi và điểm đến không dùng cùng một đơn vị tiền.
Khi hãng bay tính cước bằng USD nhưng người gửi/nhận thanh toán bằng VND, JPY, EUR…

🔸 Tỷ giá quy đổi (ROE – Rate of Exchange)

IATA công bố tỷ giá quy đổi định kỳ theo tuần hoặc tháng.
Bạn có thể tìm tỷ giá này trong mục ROE table của TACT hoặc trên hệ thống của hãng bay.

🔸 Ví dụ:

Freight rate: 2.50 USD/kg
Chargeable weight: 300 kg → Tổng cước: 750 USD
ROE: 1 USD = 24,000 VND
→ Tổng cước quy đổi = 750 × 24,000 = 18,000,000 VND

⚠️ Đừng dùng tỷ giá ngân hàng hoặc tỷ giá thị trường chợ đen để tính cước – luôn phải dùng tỷ giá IATA công bố.

Thanh toán cước phí và quy đổi tiền tệ trong vận chuyển hàng không: Cần lưu ý gì theo TACT?

4. Ghi thông tin thanh toán trên AWB

AWB (Air Waybill) cần thể hiện rõ:

Trường	Nội dung điền
Charges Code	PP (Prepaid) hoặc CC (Collect)
Currency	USD, VND, JPY… tùy điểm đi
Declared Value for Carriage	Giá trị khai báo để tính phí bảo hiểm
Total Collect Charges	Tổng phí thu tại điểm đến (nếu có)

Mỗi mục cần khớp hoàn toàn với bảng kê phí và hệ thống tính giá để tránh sai sót hoặc bị hãng từ chối nhận hàng.

5. Lưu ý khi thanh toán và quy đổi

Không thể trả một phần trước, một phần sau nếu không có thỏa thuận trước với hãng bay.
Cần đặc biệt cẩn trọng với phí định giá hoặc phụ phí có giá trị lớn – vì nếu tính sai tỷ giá, có thể lệch hàng triệu đồng.
Mọi số tiền trên vận đơn và hóa đơn VAT cần khớp nhau, tránh rủi ro về thuế và kiểm toán sau này.

Kết luận

Phần 5 của tài liệu TACT giúp người làm logistics hiểu rõ hơn về cách xử lý thanh toán và chuyển đổi tiền tệ trong vận chuyển hàng không quốc tế. Dù chỉ là một phần nhỏ trong cả quy trình logistics, việc hiểu đúng – tính đúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh tranh chấp và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác và hãng vận chuyển.