Hướng dẫn điền vận đơn hàng không (AWB) theo TACT: Cần biết những gì?

Nội Dung Chính

Hướng dẫn điền vận đơn hàng không (AWB) theo TACT: Cần biết những gì?

Trong vận chuyển hàng không, Air Waybill (AWB) – hay còn gọi là vận đơn hàng không – là chứng từ quan trọng nhất. Không chỉ là hợp đồng giữa người gửi và hãng bay, AWB còn là hóa đơn, hướng dẫn xử lý hàng hóa và tài liệu hải quan. Nắm vững cách điền AWB là bước bắt buộc nếu bạn muốn làm việc chuyên nghiệp trong ngành logistics quốc tế.

Phần 6 trong tài liệu TACT – The Air Cargo Tariffs and Rules của IATA hướng dẫn chi tiết quy tắc, cấu trúc và cách điền AWB đúng chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng mục của vận đơn và những lỗi thường gặp khi khai báo.

1. Air Waybill (AWB) là gì?

AWB là một loại vận đơn không thể chuyển nhượng (non-negotiable), được phát hành bởi hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển. Nó có vai trò như:

Hợp đồng vận chuyển.
Biên lai nhận hàng.
Hướng dẫn xử lý lô hàng.
Tài liệu hải quan tại điểm đến.

AWB có thể tồn tại dưới hai dạng:

Bản in giấy (Paper AWB): Có số seri 11 chữ số, thường in sẵn logo hãng bay.
AWB điện tử (e-AWB): Áp dụng phổ biến hiện nay, tiết kiệm thời gian và chi phí.

2. Cấu trúc vận đơn AWB

Một vận đơn hàng không tiêu chuẩn gồm 3 phần chính:

🔹 Mặt trước (Front Page)

Hiển thị đầy đủ thông tin chuyến bay, người gửi, người nhận, chi tiết lô hàng và cước phí.

🔹 Mặt sau (Conditions of Contract)

Gồm các điều kiện vận chuyển theo quy định IATA và luật hàng không quốc tế.

🔹 Bản sao (Copies)

Mỗi AWB thường gồm nhiều bản (gốc và bản sao) để nộp cho:

Hãng hàng không.
Người gửi.
Hải quan.
Người nhận.
Đại lý giao nhận…

3. Hướng dẫn điền AWB theo từng mục

Dưới đây là cách điền các trường chính theo mẫu AWB tiêu chuẩn IATA:

Trường	Nội dung cần điền
1. Shipper	Tên, địa chỉ, mã số thuế người gửi
2. Consignee	Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc người nhận
3. Issuing Carrier’s Agent	Tên đại lý phát hành AWB
4. Airport of Departure	Mã sân bay đi (ví dụ: SGN, HAN)
5. Airport of Destination	Mã sân bay đến (ví dụ: NRT, ICN)
6. Flight & Date	Số hiệu chuyến bay và ngày dự kiến
7. Goods Description	Tên hàng, số kiện, khối lượng, thể tích
8. Nature and Quantity	Loại hàng (general cargo, DG, perishable…), trọng lượng tính cước
9. Charges Code	PP (prepaid) hoặc CC (collect)
10. Declared Value	Giá trị khai báo để tính bảo hiểm
11. Signature	Ký tên người phát hành hoặc người gửi

⚠️ Lưu ý:

Không để trống các trường bắt buộc, đặc biệt là Shipper, Consignee, Sân bay đi – đến, và cước phí.
Viết rõ ràng, tránh viết tắt, nhất là trong phần mô tả hàng hóa.
Với e-AWB, việc điền thông tin sẽ thực hiện trên hệ thống như CASS hoặc phần mềm của forwarder.

Hướng dẫn điền vận đơn hàng không (AWB) theo TACT: Cần biết những gì?

4. Một số lỗi thường gặp khi điền AWB

Sai mã sân bay IATA → gây nhầm chuyến bay hoặc điểm đến.
Không khai rõ loại hàng → hàng có thể bị từ chối nhận (ví dụ: hàng nguy hiểm).
Điền sai trọng lượng tính cước → ảnh hưởng đến phí vận chuyển và phát sinh phạt.
Nhầm hình thức thanh toán PP/CC → hãng bay không cho hàng lên tàu bay.

5. Các biểu mẫu và ví dụ thực tế

TACT cung cấp nhiều ví dụ AWB đã điền sẵn, gồm:

Hàng thông thường (General Cargo).
Hàng nguy hiểm (DG).
Hàng dễ hỏng (PER).
Vận đơn có nhiều chuyến bay nối (multisector).

Việc học theo ví dụ thực tế sẽ giúp bạn nhanh chóng quen tay và giảm sai sót khi thao tác thật.

Kết luận

Vận đơn hàng không không chỉ là một tờ giấy – đó là tài liệu pháp lý, công cụ giao tiếp và bảo hiểm cho cả người gửi lẫn hãng vận chuyển. Việc điền đúng AWB theo hướng dẫn của TACT là điều kiện tiên quyết để bạn làm việc hiệu quả trong ngành logistics hàng không.

Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu Phần 7 – Quy định xuất nhập khẩu theo từng quốc gia, rất hữu ích nếu bạn làm việc với thị trường cụ thể như Nhật Bản, Mỹ hay châu Âu.