Air Freight Cost Optimization: 7 Cách Tối Ưu Chi Phí Vận Chuyển Hàng Không

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận tải hàng không được đánh giá cao nhờ tốc độ giao hàng nhanh và khả năng kết nối quốc tế. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển thường cao hơn các phương thức khác. Air Freight Cost Optimization là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách logistics, lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

1. Air Freight Cost Optimization là gì?

Air Freight Cost Optimization là quá trình tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thông qua việc điều chỉnh trọng lượng tính cước, lựa chọn tuyến bay, quản lý lịch vận chuyển và kiểm soát các khoản phụ phí.

Mục tiêu không chỉ là tìm mức cước thấp nhất mà còn đảm bảo sự cân bằng giữa chi phí, thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ.

2. 7 cách tối ưu chi phí vận chuyển hàng không

2.1. Tối ưu kích thước và bao bì hàng hóa

Trong vận tải hàng không, cước phí thường được tính dựa trên Chargeable Weight, tức trọng lượng tính cước.

Chargeable Weight được xác định bằng cách so sánh Gross Weight và Volumetric Weight. Do đó, hàng hóa có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ vẫn có thể chịu mức cước cao.

Doanh nghiệp nên:

• Sử dụng bao bì phù hợp với kích thước sản phẩm.
• Hạn chế khoảng trống không cần thiết trong thùng carton.
• Tối ưu cách sắp xếp hàng hóa.
• Tránh sử dụng vật liệu đóng gói quá cồng kềnh.

Việc giảm thể tích hàng hóa có thể giúp giảm Volumetric Weight và tối ưu chi phí vận chuyển.

2.2. Lựa chọn Chargeable Weight phù hợp

Chargeable Weight là yếu tố quan trọng quyết định tổng cước vận chuyển.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác trọng lượng thực tế và kích thước hàng hóa trước khi booking.

Sai lệch thông tin có thể dẫn đến điều chỉnh cước sau khi airline cân đo hoặc đo kích thước hàng tại sân bay.

Việc cung cấp dữ liệu chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

2.3. So sánh báo giá từ nhiều hãng hàng không

Mỗi airline có thể cung cấp mức cước khác nhau tùy tuyến bay, tải cung ứng và điều kiện vận chuyển.

Doanh nghiệp nên phối hợp với forwarder để so sánh:

• Freight Rate.
• Fuel Surcharge.
• Security Surcharge.
• Các khoản phí tại sân bay.
• Transit Time.
• Routing.
• Điều kiện booking.

Không nên chỉ lựa chọn mức cước thấp nhất mà bỏ qua thời gian vận chuyển và khả năng đáp ứng lịch giao hàng.

2.4. Linh hoạt lịch giao hàng

Nếu hàng hóa không cần giao gấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc những chuyến bay hoặc tuyến vận chuyển có mức cước phù hợp hơn.

Việc linh hoạt ngày giao hàng giúp forwarder có thêm lựa chọn về tải cung ứng và lịch bay.

Đặc biệt trong mùa cao điểm, chủ động kế hoạch xuất hàng có thể giúp hạn chế việc phải sử dụng những phương án vận chuyển có chi phí cao.

2.5. Tận dụng Air Freight Consolidation

Air Freight Consolidation là hình thức gom nhiều lô hàng nhỏ để vận chuyển chung trên một chuyến bay hoặc một lô hàng tổng hợp.

Phương án này có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí khi không có đủ khối lượng hàng để hưởng mức cước cạnh tranh.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc thời gian gom hàng, lịch bay và các khoản phí xử lý liên quan trước khi lựa chọn consolidation.

2.6. Kiểm soát phụ phí vận chuyển

Ngoài Freight Rate, vận tải hàng không có thể phát sinh nhiều khoản phụ phí như:

• Fuel Surcharge.
• Security Surcharge.
• Screening Fee.
• Handling Charge.
• Storage Charge.
• Phí xử lý hàng đặc biệt.

Doanh nghiệp nên yêu cầu forwarder cung cấp bảng phân tích chi phí rõ ràng, xác định khoản phí đã bao gồm trong báo giá và khoản phí có thể phát sinh thêm.

Việc kiểm soát phụ phí giúp hạn chế chênh lệch giữa báo giá ban đầu và chi phí thực tế.

2.7. Hợp tác lâu dài với Freight Forwarder

Một freight forwarder có kinh nghiệm có thể hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn tuyến bay, so sánh mức cước và xây dựng phương án vận chuyển phù hợp.

Khi duy trì quan hệ hợp tác lâu dài, doanh nghiệp có thể:

• Chủ động lập kế hoạch vận chuyển.
• Cập nhật tình hình tải hàng.
• Đàm phán mức cước theo nhu cầu thực tế.
• Hạn chế booking gấp.
• Kiểm soát chi phí logistics hiệu quả hơn.

Sự phối hợp thường xuyên giữa shipper và forwarder cũng giúp giảm sai sót chứng từ, hạn chế lưu kho và các khoản phí phát sinh.

3. Những sai lầm khiến chi phí Air Freight tăng cao

Một số sai lầm phổ biến doanh nghiệp cần tránh:

• Đóng gói hàng hóa quá cồng kềnh.
• Khai báo sai trọng lượng hoặc kích thước.
• Booking sát ngày xuất hàng.
• Không kiểm tra thời hạn hiệu lực báo giá.
• Chỉ lựa chọn cước thấp mà bỏ qua transit time.
• Không chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
• Không tính các khoản phụ phí vào ngân sách vận chuyển.

Những yếu tố này có thể khiến tổng chi phí vận chuyển thực tế cao hơn dự kiến.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Air Freight Cost Optimization có đồng nghĩa với giảm cước không?

Không hoàn toàn. Tối ưu chi phí bao gồm giảm cước, hạn chế phụ phí, giảm thời gian chờ và kiểm soát những chi phí phát sinh.

2. Chargeable Weight ảnh hưởng thế nào đến chi phí vận chuyển?

Chargeable Weight là cơ sở tính cước hàng không. Nếu Volumetric Weight cao hơn Gross Weight, doanh nghiệp có thể phải trả cước theo trọng lượng thể tích.

3. Air Freight Consolidation có giúp tiết kiệm chi phí không?

Có thể. Gom hàng giúp tận dụng khối lượng vận chuyển và mức cước phù hợp hơn, nhưng cần xem xét thời gian gom hàng và phí xử lý.

4. Có nên luôn chọn hãng hàng không có cước thấp nhất?

Không. Doanh nghiệp cần đánh giá tổng chi phí, transit time, routing và độ phù hợp với yêu cầu giao hàng.

5. Freight Forwarder hỗ trợ tối ưu chi phí Air Freight như thế nào?

Forwarder có thể tư vấn tuyến bay, so sánh báo giá, kiểm soát phụ phí, tối ưu booking và hỗ trợ quản lý quá trình vận chuyển.

Kết luận

Air Freight Cost Optimization giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận chuyển. Từ việc tối ưu bao bì, kiểm tra Chargeable Weight đến lựa chọn tuyến bay và quản lý phụ phí, mỗi bước đều có thể góp phần nâng cao hiệu quả ngân sách.

Phối hợp với freight forwarder có kinh nghiệm và chủ động lập kế hoạch xuất hàng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược vận tải hàng không hiệu quả, linh hoạt và bền vững hơn.

Liên hệ BestCargo để được tư vấn service level, routing, cargo space và phương án Air Cargo phù hợp với từng shipment quốc tế.

Xem thêm

Sự Cố Máy Bay Chở Hàng Tại Miami: Tác Động Đến Air Cargo

Gửi thực phẩm khô cho du học sinh Châu Âu