Air Freight Rate Agreement: Cách Đàm Phán và Xây Dựng Thỏa Thuận Cước Với Airline

Trong vận tải hàng không, việc duy trì mức cước ổn định và đảm bảo năng lực vận chuyển là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu và freight forwarder. Air Freight Rate Agreement giúp các bên thống nhất mức cước, điều kiện áp dụng và thời gian hiệu lực, từ đó chủ động hơn trong việc lập kế hoạch vận chuyển và kiểm soát chi phí logistics.

1. Air Freight Rate Agreement là gì?

Air Freight Rate Agreement là thỏa thuận về mức cước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không giữa các bên liên quan, thường là hãng hàng không (Airline) và freight forwarder hoặc khách hàng có nhu cầu vận chuyển thường xuyên.

Thỏa thuận này có thể xác định mức cước theo tuyến vận chuyển, trọng lượng hàng hóa, thời gian áp dụng và các điều kiện liên quan.

Tùy mô hình hợp tác, thỏa thuận có thể được thể hiện thông qua hợp đồng chính thức, bảng giá được xác nhận hoặc các điều khoản thương mại riêng.

2. Vì sao Air Freight Rate Agreement quan trọng?

Kiểm soát chi phí vận chuyển

Việc thống nhất mức cước giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách logistics và hạn chế những biến động giá không mong muốn trong thời gian thỏa thuận có hiệu lực.

Chủ động kế hoạch booking

Khi có thỏa thuận cước, forwarder có thể chủ động hơn trong việc lập kế hoạch vận chuyển và trao đổi với airline về nhu cầu tải hàng.

Tăng khả năng cạnh tranh

Mức cước phù hợp giúp freight forwarder xây dựng báo giá cạnh tranh cho khách hàng, đặc biệt đối với những tuyến vận chuyển có sản lượng ổn định.

Xây dựng quan hệ hợp tác dài hạn

Rate Agreement tạo cơ sở để airline và forwarder phối hợp về sản lượng, lịch vận chuyển và kế hoạch khai thác trong tương lai.

3. Những nội dung cần có trong Air Freight Rate Agreement

Một thỏa thuận cước hàng không thường cần làm rõ các nội dung sau:

Nội dung	Ý nghĩa
Origin – Destination	Sân bay đi và sân bay đến
Freight Rate	Mức cước vận chuyển
Weight Break	Các mức trọng lượng áp dụng
Rate Validity	Thời hạn hiệu lực cước
Routing	Tuyến vận chuyển dự kiến
Transit Time	Thời gian vận chuyển dự kiến
Space Allocation	Điều kiện phân bổ tải hàng
Surcharge	Các khoản phụ phí
Booking Conditions	Điều kiện đặt chỗ
Payment Terms	Điều kiện thanh toán
Rate Adjustment	Điều kiện điều chỉnh cước

Ngoài ra, các bên nên thống nhất cách xử lý khi booking bị thay đổi, chuyến bay bị hủy hoặc tải hàng không được cung cấp như kế hoạch.

4. Cách đàm phán Air Freight Rate Agreement với Airline

Bước 1: Phân tích nhu cầu vận chuyển

Trước khi đàm phán, forwarder cần xác định:

• Tuyến vận chuyển chủ lực.
• Sản lượng hàng dự kiến.
• Trọng lượng tính cước trung bình.
• Tần suất booking.
• Loại hàng hóa.
• Yêu cầu về transit time.

Thông tin càng chính xác, khả năng xây dựng đề xuất thương mại phù hợp càng cao.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu sản lượng

Sản lượng là một yếu tố quan trọng trong quá trình thương lượng cước.

Forwarder có thể cung cấp dữ liệu về khối lượng hàng vận chuyển trong quá khứ, dự báo nhu cầu và khả năng duy trì sản lượng trong thời gian thỏa thuận.

Những dữ liệu này giúp airline đánh giá tiềm năng hợp tác và xây dựng mức giá phù hợp.

Bước 3: So sánh các phương án cước

Không nên chỉ tập trung vào Freight Rate. Forwarder cần xem xét tổng chi phí vận chuyển, bao gồm phụ phí, điều kiện tải hàng và khả năng đáp ứng lịch bay.

Một mức cước thấp nhưng thiếu tải hoặc có điều kiện booking không phù hợp có thể làm giảm hiệu quả khai thác.

Bước 4: Đàm phán điều kiện thương mại

Các nội dung cần trao đổi bao gồm:

• Mức cước theo từng Weight Break.
• Thời hạn hiệu lực.
• Điều kiện áp dụng phụ phí.
• Cam kết hoặc dự báo sản lượng.
• Khả năng đảm bảo tải hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Chính sách điều chỉnh cước.

Bước 5: Xác nhận và theo dõi thỏa thuận

Sau khi thống nhất, các bên cần xác nhận nội dung thỏa thuận bằng văn bản hoặc hệ thống thương mại được chấp nhận.

Forwarder nên theo dõi mức cước thực tế, sản lượng booking và các điều kiện áp dụng để đánh giá hiệu quả thỏa thuận.

5. Những yếu tố ảnh hưởng đến mức cước được thỏa thuận

Air Freight Rate Agreement có thể chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:

• Volume Commitment: Sản lượng hàng dự kiến trong thời gian hợp tác.
• Market Demand: Nhu cầu vận chuyển trên từng tuyến.
• Available Capacity: Năng lực tải hàng của airline.
• Seasonality: Biến động nhu cầu theo mùa.
• Routing: Tuyến bay trực tiếp hoặc quá cảnh.
• Cargo Characteristics: Đặc điểm và yêu cầu xử lý hàng hóa.
• Commercial Relationship: Lịch sử hợp tác giữa các bên.

Do đó, mức cước được thỏa thuận không nhất thiết giống nhau giữa các tuyến hoặc đối tác.

6. Những lưu ý khi xây dựng Rate Agreement

Để hạn chế rủi ro trong quá trình hợp tác, doanh nghiệp nên:

• Xác định rõ phạm vi áp dụng của mức cước.
• Kiểm tra thời hạn hiệu lực.
• Làm rõ các khoản phụ phí chưa bao gồm.
• Xác định điều kiện đảm bảo tải hàng.
• Thống nhất quy trình cập nhật giá.
• Theo dõi sản lượng thực tế so với dự kiến.
• Đánh giá hiệu quả thỏa thuận định kỳ.

Đặc biệt, Rate Agreement không mặc nhiên đồng nghĩa với Guaranteed Space. Một thỏa thuận cước có thể chỉ xác định giá, trong khi khả năng tiếp nhận hàng vẫn phụ thuộc vào điều kiện tải hàng và xác nhận booking.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Air Freight Rate Agreement thường có hiệu lực bao lâu?

Thời hạn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa airline và đối tác. Có thể áp dụng theo từng giai đoạn hoặc mùa vận chuyển cụ thể.

2. Freight Forwarder có thể đàm phán cước trực tiếp với airline không?

Có. Forwarder thường làm việc trực tiếp với airline để thương lượng mức cước, sản lượng và điều kiện thương mại.

3. Rate Agreement có đảm bảo tải hàng không?

Không nhất thiết. Điều kiện đảm bảo tải cần được xác định riêng trong thỏa thuận hoặc booking confirmation.

4. Vì sao mức cước trong Rate Agreement vẫn có thể thay đổi?

Một số thỏa thuận có điều khoản điều chỉnh giá, phụ phí hoặc điều kiện áp dụng theo thị trường.

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đàm phán cước?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị dữ liệu sản lượng, tuyến vận chuyển, lịch giao hàng và nhu cầu tải hàng để xây dựng đề xuất phù hợp.

Kết luận

Air Freight Rate Agreement là công cụ quan trọng giúp airline và freight forwarder xây dựng quan hệ thương mại ổn định, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả vận tải hàng không.

Việc chuẩn bị dữ liệu sản lượng, đánh giá tổng chi phí và thống nhất rõ các điều kiện áp dụng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng thỏa thuận cước phù hợp với nhu cầu vận chuyển thực tế.

Liên hệ BestCargo để được tư vấn service level, routing, cargo space và phương án Air Cargo phù hợp với từng shipment quốc tế.

Xem thêm

Sự Cố Máy Bay Chở Hàng Tại Miami: Tác Động Đến Air Cargo

Gửi thực phẩm khô cho du học sinh Châu Âu