QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG LẺ (LCL)

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu hàng lẻ

Có 2 trường hợp xảy ra:

TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.

TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Tiền chất sử dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,… thì phải xin giấy phép của các bộ ngành quản lý. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, các bạn nên tra cứu trong phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ-CP.

Việc xin giấy phép là rất quan trọng và mất nhiều thời gian, nên doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành xuất khẩu.

Sau khi đã xin được giấy phép hoặc nếu mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu thì bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)

Một trong những nội dung quan trọng nhất trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề về thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang đến các rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.

Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng) 

Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (thuê tàu)

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Về cơ bản việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

1. Liên hệ với đại lý vận chuyển/ công ty giao nhận để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.

2. Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê các dịch vụ cần thiết như vỏ cont, bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng.

3. Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở và ký biên bản giao hàng.

Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ xuất khẩu

Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyển về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên consol.

Lưu ý: Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).

Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng lẻ

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• • • Hợp đồng ngoại thương
    • Hóa đơn thương mại
    • Phiếu đóng gói (VGM)
    • Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
    • Giấy giới thiệu

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ: 

Khi đã có vận đơn, bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu. Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL), về mặt chuyển giao hàng hóa.

Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.