Thủ tục hải quan –
chia sẻ kinh nghiệm thực tế

Khi làm thủ tục hải quan (tiếng Anh là Customs Clearance), mỗi người có thể sẽ có một cảm nhận khác nhau.

Những người quen với việc thông quan hàng hóa, một ngày làm có thể tới hơn chục bộ tờ khai, thì công việc này có lẽ cũng đơn giản, bình thường.

Với những người chưa bao giờ hoặc mới làm những lô hàng đầu tiên, cảm giác lo lắng là không thể tránh khỏi; nào là: hồ sơ đúng không, lên tờ khai thế nào, làm việc với hải quan ra sao…

Vì thế Bestcargo chia sẻ thông tin kinh nghiệm thủ tục hải quan. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn đọc!

Thủ tục hải quan là gì?

Đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

• Ví dụ 1: khách hàng bên tôi muốn đưa 100 tấn thịt bò nhập khẩu từ Nhật Bản bằng đường biển (hàng sea) về Việt Nam tiêu thụ, tôi phải làm thủ tục thông quan cho số thịt bò này. Trường hợp này là nhập khẩu hàng hóa.
• Ví dụ 2: Công ty dệt may Việt Nam muốn chuyển lô hàng dệt may xuất khẩu đi Mỹ bằng đường hàng không (hàng Air), họ phải làm thủ tục hải quan xuất khẩu, chẳng hạn tại Hải quan Nội Bài. Trường hợp này là xuất khẩu hàng hóa.
• Ví dụ 3: công ty tôi khai thác tàu biển hàng rời, khi tàu từ nước ngoài về tới cảng Hải Phòng dỡ hàng, người bên tôi phải làm thủ tục với cơ quan hải quan để con tàu được nhập cảnh. Trường hợp này là nhập cảnh với phương tiện vận tải. (Bài viết này không tập trung vào thủ tục hải quan với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh).

Mục đích của việc làm thủ tục thông quan

Nhiều lúc trong công việc hàng ngày, những lúc thủ tục có vướng mắc hay trục trặc, tôi lại nghĩ “giá mà không cần làm thủ tục hải quan” hay “sao phải tốn bao nhiêu con người để làm thứ thủ tục rắc rối này nhỉ?”.

Công ty tôi có cả dịch vụ vận chuyển hàng container nội địa từ Hải Phòng vào Tp. Hồ Chí Minh, hoặc ngược lại. Cũng những bước nghiệp vụ như: bán hàng (sales), book tàu, làm chứng từ … nhưng loại hình vận tải hàng hóa Bắc Nam thì chẳng có gì liên quan đến hải quan. Và tôi thấy khá thoải mái với những lô hàng nội địa này.

Với hàng xuất nhập khẩu thì lại khác, thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Kỳ thực, thủ tục này nhằm quyết hai mục đích cơ bản như sau:

• Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.Như số liệu tôi xem trên bản tin thời sự VTV1 ngày 02/01/2014, ngành hải quan năm 2013 thu thuế được 230 nghìn tỷ đồng. Trong năm 2016, theo số liệu từ trang web customs.gov.vn, thu thuế xuất nhập khẩu đã đạt được trên 272 nghìn tỉ đồng. Những con số cực lớn phải không? Và phải thông qua ngành hải quan mới thu được khoản ngân sách đó.
• Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Văn bản pháp luật liên quan

Khi làm những thủ tục phức tạp, quan trọng nhất là cần biết căn cứ để định hướng. Nếu bạn thuê đơn vị làm dịch vụ hải quan, họ sẽ tư vấn thủ tục cho bạn. Còn nếu không bạn cũng nên tìm hiểu những văn bản luật cơ bản liên quan đến lĩnh vực hải quan:

• Luật hải quan năm 2005; năm 2014 (có hiệu lực từ 1/1/2015)
• Nghị định 154/2005/NĐ chi tiết hóa Luật hải quan 2005;
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
• Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan (thay thế thông tư 128/2013/TT-BTC và 194/2010/TT-BTC)
• Thông tư 22/2014/TT-BTC về thủ tục hải quan điện tử (thay thế thông tư 196/2012/TT-BTC

Trong bài viết này, tôi không trích dẫn nguyên nội dung của các văn bản pháp luật, mà cố gắng diễn đạt theo ý hiểu của mình.

Trường hợp bạn muốn tìm những thông tin văn bản chính thống, thì những website dưới đây chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn:

Các bước làm thủ tục hải quan

Công việc phải làm của chủ hàng và công chức hải quan là khác nhau. Thủ tục cũng ít nhiều khác nhau cho các loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, phi mậu dịch, hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu v.v…)

Trong điều kiện của bài viết này, để đơn giản, tôi chỉ tập trung vào công việc của người khai hải quan cho loại hình nhập kinh doanh cho hàng hóa đi bằng đường biển.

Với những loại hình khác, các bước cơ bản cũng gần tương tự như loại hình kinh doanh, và có bổ sung theo đặc thù từng loại hình. Thủ tục thông quan cho hàng Air cũng tương tự, nhưng thường với tiến độ nhanh hơn.

Khi làm thủ tục hải quan, người khai tờ khai (chủ hàng, đại lý hải quan, hoặc người khai thuê hải quan) thực hiện những bước cơ bản sau:

1. Khai và nộp tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn. Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử bằng phần mềm chuyên dụng.

Từ tháng 4/2014, cơ quan hải quan đã bắt đầu triển khai áp dụng hệ thống VNACCS mới, và mẫu tờ khai cũng có thay đổi nhiều.

2. Lấy kết quả phân luồng

Sau khi có kết quả phần luồng từ hệ thống, bạn làm bước tiếp theo:

Luồng xanh

Về lý thuyết, bạn chỉ cần xuống cảng lấy hàng sau khi nộp thuế (nếu có), mà không phải làm gì thêm.

Tuy nhiên, trên thực tế ở các chi cục ở Hải Phòng, tôi thấy người khai vẫn phải xuống hải quan để kiểm tra xem thuế đã nổi trong tài khoản kho bạc của hải quan hay chưa. Đồng thời cán bộ hải quan cũng check lướt qua xem tờ khai có vấn đề gì hay không. Nếu phát hiện thấy sai sót (nghiêm trọng) trong khai báo, hải quan vẫn có thể dừng thủ tục lại, và đề nghị lãnh đạo chuyển luồng (nếu cần).

Luồng vàng

Bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:

• Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)
• Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)
• Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)…

Theo thông tư 38, thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên bạn nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.

Chi tiết về hồ sơ hải quan & quy trình thủ tục, bạn có thể tham khảo thêm:

• Điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi trong thông tư 39/2018/TT-BTC).
• Với hồ sơ hải quan điện tử, xem thêm Điều 8, thông tư 22/2014/TT-BTC

Luồng đỏ

Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.

Trước hết, bạn vẫn phải có bộ hồ sơ như luồng vàng trên đây. Sau khi hải quan tiếp nhận duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Bạn đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra.

Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công (gọi vui là “kiểm phanh”). Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container kiểm thủ công (rất mệt mỏi và tốn kém!).

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ về Chi cục làm các thủ tục cần thiết: biên bản kiểm hóa. Nếu ok, sẽ làm thủ tục quyết & bóc tờ khai là xong phần ở chi cục. Bạn in mã vạch tờ khai hải quan, và đến cảng làm nốt thủ tục đổi lệnh & ký hải quan giám sát (còn gọi là ký cổng bãi) là xong.

Thêm một chi tiết hữu ích, trong quá trình làm thủ tục, bạn có thể vào website của Tổng cục hải quan để cập nhật tình trạng một số bước công việc:

• Tra cứu nộp thuế, nợ thuế hải quan: sau khi nộp thuế xong, tra cứu nếu thấy tình trạng là “Hết nợ”, nghĩa là tiền thuế đã vào tài khoản của hải quan. Nếu chưa thì phải đợi, và nên kiểm tra lại khâu nộp thuế, nếu cần.
• Tra cứu tờ khai hải quan: tra cứu xem tình trang của tờ khai thế nào: đã thông quan hay chưa, ngày giờ thông quan…
• In mã vạch tờ khai hải quan: nếu có mã vạch là đã thông quan.

3. Nộp thuế

Người khai nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định: nộp ngay, ân hạn, bảo lãnh ngân hàng… Với hàng nhập khẩu theo loại hình kinh doanh hiện nay, thì đa số thuộc diện phải nộp thuế ngay. Khi nào có thuế nổi trong hệ thống, hải quan mới duyệt thông quan cho lô hàng,.

Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.

Tôi tạm dịch nôm na theo kiểu Hán – Việt thế này cho dễ nhớ:

Thông quan = Thông suốt (thông) để qua cửa khẩu (quan)