Nội Dung Chính
Top 5 Lỗi Sai Chứng Từ Khiến Hãng Hàng Không Từ Chối Xếp Chuyến
Trong vận tải hàng không, hãng bay có quyền từ chối xếp chuyến (offload / reject cargo) nếu chứng từ không đạt yêu cầu. Đây là tình huống khiến nhiều doanh nghiệp trễ tiến độ giao hàng, phát sinh phí lưu kho, thậm chí mất uy tín với khách hàng.
Dưới đây là 5 lỗi sai chứng từ phổ biến nhất khiến hàng không được accept bay, kèm cách khắc phục theo đúng thực tế khai thác và chuẩn IATA.
1. Thông tin trên AWB không khớp với Invoice & Packing List
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng là lý do từ chối bay nhanh nhất.
Biểu hiện thường gặp
-
Tên hàng trên AWB khác Invoice
-
Số kiện, trọng lượng khác Packing List
-
Consignee / Shipper sai chính tả hoặc khác tên pháp lý
Hậu quả
-
Hãng bay không accept hàng
-
Phải sửa AWB → delay chuyến
-
Phát sinh phí sửa vận đơn (amend fee)
Cách khắc phục
-
Soát chéo AWB – Invoice – Packing List trước khi phát hành MAWB
-
Dùng 1 file thông tin chuẩn để tránh nhập liệu lại nhiều lần
2. Mô tả hàng hóa mơ hồ hoặc “né khai báo”
Hãng hàng không không chấp nhận mô tả hàng chung chung.
Ví dụ mô tả sai
-
“General cargo”
-
“Accessories”
-
“Samples” (nhưng không ghi rõ là mẫu gì)
Vì sao bị từ chối?
-
Không đánh giá được rủi ro an toàn bay
-
Nghi ngờ hàng DG, pin lithium, hóa chất ẩn
Cách khắc phục
-
Mô tả đúng bản chất hàng, không dài dòng nhưng rõ ràng
-
Ví dụ tốt:
“Plastic automotive interior parts – non hazardous”
3. Thiếu hoặc sai MSDS đối với hàng nhạy cảm
Rất nhiều lô hàng không phải DG nhưng vẫn cần MSDS, ví dụ:
-
Pin lithium lắp trong thiết bị
-
Mỹ phẩm dạng lỏng
-
Thực phẩm chức năng dạng bột/viên
Lỗi thường gặp
-
MSDS hết hạn
-
MSDS không đúng nhà sản xuất
-
Tên hàng trên MSDS khác Invoice
Hậu quả
-
Hãng bay hold hàng để kiểm tra
-
Yêu cầu test lại → delay nhiều ngày
-
Có thể bị từ chối hoàn toàn
Cách khắc phục
-
Chuẩn bị MSDS ngay từ bước báo giá
-
Gửi trước cho forwarder/hãng bay pre-check
4. Packing List không phản ánh đúng thực tế đóng gói
Packing List là căn cứ để:
-
Tính chargeable weight
-
Xếp ULD/pallet
-
Đánh giá an toàn chất xếp
Lỗi phổ biến
-
Khai sai kích thước kiện
-
Không ghi pallet/gỗ
-
Số kiện thực tế ≠ Packing List
Hậu quả
-
Bị re-weight / re-measure
-
Phát sinh phí ngoài dự kiến
-
Trường hợp nặng: refuse loading
Cách khắc phục
-
Đo – cân sau khi đóng gói hoàn tất
-
Cập nhật Packing List cuối cùng trước giờ cut-off
5. Thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc khai báo sai loại hàng
Một số hàng không có giấy phép là không được bay, dù cước đã book.
Ví dụ
-
Thực phẩm chức năng: thiếu giấy công bố
-
Dược phẩm: thiếu giấy phép Bộ Y tế
-
Pin lithium: thiếu declaration / label chuẩn IATA
Hậu quả
-
Bị từ chối accept tại kho sân bay
-
Phát sinh phí lưu kho rất cao
-
Có thể bị phạt do khai báo sai
Cách khắc phục
-
Check danh mục hàng có điều kiện ngay từ đầu
-
Không “để bay thử” khi chưa đủ giấy tờ
Q&A – Câu hỏi thực tế từ người booking
Q1: Hãng bay có kiểm tra chứng từ trước khi hàng ra sân bay không?
A: Có, nhiều hãng yêu cầu gửi pre-alert để kiểm tra trước.
Q2: Bị từ chối xếp chuyến có được hoàn cước không?
A: Thường không, đặc biệt nếu lỗi từ phía shipper.
Q3: Forwarder có chịu trách nhiệm nếu sai chứng từ không?
A: Chỉ khi lỗi do họ nhập sai. Nếu shipper cung cấp thông tin sai → shipper chịu.
Q4: Có cách nào hạn chế 100% rủi ro bị reject không?
A: Không tuyệt đối, nhưng kiểm tra chứng từ theo checklist sẽ giảm rủi ro tối đa.
Q5: Hàng e-commerce có dễ bị reject không?
A: Có, vì thường đóng gói gấp, mô tả hàng sơ sài và hay dính pin.
Kết luận
Trong vận tải hàng không, chứng từ sai = hàng không bay.
5 lỗi khiến hãng hàng không từ chối xếp chuyến phổ biến nhất gồm:
-
AWB không khớp Invoice & Packing List
-
Mô tả hàng mơ hồ
-
Thiếu hoặc sai MSDS
-
Packing List không đúng thực tế
-
Thiếu giấy phép chuyên ngành
Kiểm soát tốt chứng từ không chỉ giúp hàng bay đúng chuyến, mà còn:
-
Giảm chi phí phát sinh
-
Tránh delay
-
Tăng uy tín với hãng bay & đối tác
BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG TỪ CÁC TỈNH THÀNH PHỐ
| STT | Tỉnh / Thành phố |
|---|---|
| 1 | Hà Nội |
| 2 | Huế |
| 3 | Lai Châu |
| 4 | Điện Biên |
| 5 | Sơn La |
| 6 | Lạng Sơn |
| 7 | Quảng Ninh |
| 8 | Thanh Hóa |
| 9 | Nghệ An |
| 10 | Hà Tĩnh |
| 11 | Cao Bằng |
| 12 | Tuyên Quang |
| 13 | Lào Cai |
| 14 | Thái Nguyên |
| 15 | Phú Thọ |
| 16 | Bắc Ninh |
| 17 | Hưng Yên |
| 18 | Hải Phòng |
| 19 | Ninh Bình |
| 20 | Quảng Trị |
| 21 | Đà Nẵng |
| 22 | Quảng Ngãi |
| 23 | Gia Lai |
| 24 | Khánh Hòa |
| 25 | Lâm Đồng |
| 26 | Đắk Lắk |
| 27 | TP Hồ Chí Minh |
| 28 | Đồng Nai |
| 29 | Long An |
| 30 | Cần Thơ |
| 31 | Vĩnh Long |
| 32 | Đồng Tháp |
| 33 | Cà Mau |
| 34 | An Giang |
LIÊN HỆ VỚI BESTCARGO ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN!!!
—-
Xem thêm:
DỊCH VỤ BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG HCM ĐI MANILA
BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG ĐI CALOOCAN
Sân bay lớn nhất ở Hoa Kỳ – Denver 2024
