Tracking Number Là Gì? Cách Theo Dõi Lô Hàng Quốc Tế
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc theo dõi tình trạng hàng hóa là yếu tố quan trọng đối với cả doanh nghiệp và khách hàng. Tracking Number giúp người gửi kiểm tra hành trình lô hàng từ khi tiếp nhận đến khi giao hàng thành công.
Đối với dịch vụ Air Cargo, mã theo dõi hỗ trợ cập nhật trạng thái vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động kế hoạch giao nhận và xử lý các tình huống phát sinh.
Tracking Number Là Gì?
Tracking Number là mã định danh được sử dụng để tra cứu thông tin của một lô hàng hoặc kiện hàng. Mã này do hãng vận chuyển hoặc đơn vị logistics cung cấp.
Tùy dịch vụ, Tracking Number có thể là mã vận đơn, mã gửi hàng hoặc mã tham chiếu riêng.
Trong vận chuyển hàng không, cần phân biệt Tracking Number với Air Waybill (AWB). AWB là vận đơn hàng không ghi nhận thông tin vận chuyển. Số AWB thường được sử dụng để tra cứu lô hàng trên hệ thống của hãng hàng không hoặc đơn vị giao nhận.
Tracking Number Có Vai Trò Gì Trong Logistics?
Mã theo dõi mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động vận chuyển quốc tế.
1. Cập Nhật Trạng Thái Hàng Hóa
Người gửi có thể kiểm tra hàng đã được tiếp nhận, xuất kho hay đang vận chuyển. Một số hệ thống còn hiển thị trạng thái thông quan và giao hàng.
2. Chủ Động Kế Hoạch Giao Nhận
Thông tin hành trình giúp doanh nghiệp dự kiến thời gian nhận hàng. Bộ phận kho cũng có thể chuẩn bị nhân lực và không gian lưu trữ phù hợp.
3. Hạn Chế Rủi Ro
Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện các dấu hiệu bất thường. Doanh nghiệp có thể liên hệ đơn vị vận chuyển khi lô hàng chậm cập nhật hoặc phát sinh vấn đề.
4. Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng
Khách hàng có thể tự tra cứu thông tin thay vì liên hệ nhiều lần với người bán. Điều này giúp quá trình giao nhận minh bạch hơn.
Cách Theo Dõi Lô Hàng Quốc Tế
Để tra cứu hàng hóa, người gửi cần có mã theo dõi chính xác. Sau đó, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhận Tracking Number
Mã thường được cung cấp sau khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận hoặc tạo vận đơn.
Bước 2: Truy Cập Website Chính Thức
Mở trang theo dõi của hãng vận chuyển hoặc đơn vị logistics phụ trách lô hàng.
Bước 3: Nhập Mã Tra Cứu
Nhập Tracking Number hoặc số AWB vào ô tìm kiếm. Kiểm tra lại mã trước khi gửi yêu cầu.
Bước 4: Kiểm Tra Hành Trình
Hệ thống có thể hiển thị thời điểm tiếp nhận, khởi hành, đến sân bay, thông quan và giao hàng. Các trạng thái cụ thể tùy thuộc vào dịch vụ.
Bước 5: Liên Hệ Khi Có Bất Thường
Nếu hàng chậm cập nhật hoặc vượt thời gian dự kiến, hãy liên hệ đơn vị vận chuyển để xác minh.
Những Trạng Thái Tracking Number Thường Gặp
Trong quá trình theo dõi, bạn có thể gặp các trạng thái sau:
- Shipment Received: Đơn vị vận chuyển đã tiếp nhận hàng.
- In Transit: Hàng đang trên đường vận chuyển.
- Departed Facility: Hàng đã rời khỏi một cơ sở xử lý.
- Arrived at Facility: Hàng đã đến cơ sở tiếp nhận tiếp theo.
- Customs Clearance: Hàng đang được xử lý thủ tục hải quan.
- Out for Delivery: Hàng đang được chuyển đến người nhận.
- Delivered: Hàng đã được giao.
- Exception: Lô hàng gặp vấn đề cần kiểm tra hoặc xử lý.
Tên trạng thái có thể khác nhau giữa các hãng vận chuyển. Một số trạng thái cũng có thể chưa xuất hiện ngay khi sự kiện vận chuyển vừa diễn ra.
Vì Sao Tracking Number Không Cập Nhật?
Đôi khi mã theo dõi chưa hiển thị thông tin mới. Điều này không nhất thiết có nghĩa hàng hóa bị thất lạc.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm:
- Hệ thống chưa cập nhật dữ liệu.
- Mã theo dõi vừa được tạo.
- Hàng đang chờ xử lý tại kho hoặc sân bay.
- Lô hàng đang làm thủ tục hải quan.
- Hệ thống của hãng vận chuyển gặp sự cố.
- Mã tra cứu bị nhập sai.
Nếu trạng thái không thay đổi trong thời gian dài, doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ.
Tracking Number Và Air Waybill Khác Nhau Thế Nào?
Hai khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.
| Tiêu chí | Tracking Number | Air Waybill (AWB) |
|---|---|---|
| Mục đích | Tra cứu hành trình | Ghi nhận thông tin vận chuyển hàng không |
| Hình thức | Mã tra cứu hoặc mã tham chiếu | Vận đơn hàng không và số vận đơn |
| Phạm vi sử dụng | Tùy hãng và dịch vụ | Các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không |
| Vai trò | Theo dõi trạng thái | Chứng từ vận chuyển và hỗ trợ tra cứu |
Trong nhiều trường hợp, số AWB cũng được dùng làm mã theo dõi lô hàng trên hệ thống logistics.
Lưu Ý Khi Theo Dõi Hàng Hóa Quốc Tế
Để tra cứu chính xác, doanh nghiệp nên:
- Lưu lại mã theo dõi ngay khi nhận được.
- Sử dụng website chính thức của hãng vận chuyển.
- Kiểm tra kỹ số AWB và thông tin lô hàng.
- Theo dõi các mốc thông quan và giao hàng.
- Lưu chứng từ liên quan để tiện đối chiếu.
- Liên hệ đơn vị logistics khi phát hiện bất thường.
Không nên chia sẻ công khai mã vận đơn cùng thông tin cá nhân hoặc địa chỉ giao hàng nếu không cần thiết.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Tracking Number có phải là mã vận đơn không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Tracking Number là mã dùng để tra cứu. Trong vận chuyển hàng không, số AWB thường được dùng cho mục đích này.
2. Có thể theo dõi hàng quốc tế ở đâu?
Bạn có thể tra cứu trên website chính thức của hãng vận chuyển hoặc nền tảng theo dõi được đơn vị logistics cung cấp.
3. Vì sao mã Tracking Number chưa có thông tin?
Dữ liệu có thể chưa được cập nhật sau khi tạo mã. Hãy chờ hệ thống xử lý hoặc liên hệ đơn vị vận chuyển nếu tình trạng kéo dài.
4. Có thể theo dõi hàng Air Cargo bằng số AWB không?
Có. Số AWB thường được dùng để tra cứu hành trình hàng hóa trên hệ thống phù hợp.
5. Tracking Number có cho biết chính xác thời gian giao hàng không?
Không phải lúc nào cũng chính xác tuyệt đối. Thời gian dự kiến có thể thay đổi do lịch bay, thông quan hoặc các yếu tố vận hành khác.
Kết Luận
Tracking Number là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp và khách hàng theo dõi lô hàng quốc tế. Khi sử dụng đúng mã tra cứu và kiểm tra thông tin thường xuyên, người gửi có thể chủ động hơn trong kế hoạch giao nhận.
Đối với Air Cargo, kết hợp theo dõi số AWB với việc phối hợp cùng đơn vị logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát hành trình tốt hơn, xử lý bất thường kịp thời và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hãy liên hệ BestCargo để được tư vấn lịch bay, routing, cargo space và phương án vận chuyển Air Cargo phù hợp với từng shipment quốc tế.
Xem thêm
Sự Cố Máy Bay Chở Hàng Tại Miami: Tác Động Đến Air Cargo
Gửi thực phẩm khô cho du học sinh Châu Âu