Nội Dung Chính
Quy trình tác nghiệp của đại lý hàng hóa hàng không
Đại lý hàng hóa hàng không không chỉ là trung gian giữa khách hàng và hãng bay, mà còn trực tiếp tham gia vào quy trình xử lý hàng hóa từ khi nhận hàng đến khi giao cho hãng hàng không. Toàn bộ công việc này gọi là operations – quy trình tác nghiệp. Đối với người mới bước vào ngành logistics, việc hiểu rõ các bước tác nghiệp là nền tảng để nắm bắt cách hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng chuẩn quốc tế.
1. Hàng “Ready for Carriage” là gì?
Theo quy định IATA Resolution 833, mọi lô hàng khi bàn giao cho hãng bay đều phải ở trạng thái “ready for carriage”. Điều này có nghĩa là:
-
Đóng gói đúng quy cách: phù hợp loại hàng, đảm bảo an toàn khi xếp dỡ và vận chuyển.
-
Nhãn mác đầy đủ: bao gồm thông tin shipper, consignee, mã hàng đặc biệt (ví dụ DGR, PER, AVI).
-
Chứng từ chuẩn: vận đơn (AWB), invoice, packing list, giấy phép liên quan.
-
Giấy tờ chuyên biệt (nếu có): Dangerous Goods Declaration (DGD) cho hàng nguy hiểm, giấy chứng nhận động vật sống, chứng từ CITES cho hàng động thực vật quý hiếm…
Nếu thiếu một trong các yếu tố này, lô hàng có thể bị hãng hàng không từ chối.
2. Các chứng từ quan trọng trong tác nghiệp
Một đại lý hàng hóa phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ trước khi bàn giao lô hàng:
-
Shipper’s Letter of Instruction (SLI) – chỉ dẫn của người gửi.
-
Commercial Invoice & Packing List – hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
-
Air Waybill (AWB) – vận đơn hàng không.
-
Dangerous Goods Declaration (DGD) – khai báo hàng nguy hiểm (nếu có).
-
Health Certificate hoặc Veterinary Certificate – cho động vật sống hoặc thực phẩm.
-
CITES Permit – giấy phép theo Công ước CITES với động thực vật quý hiếm.
-
NOTOC (Notification to Captain) – thông báo cho cơ trưởng về hàng đặc biệt trên chuyến bay.
-
Letter of Credit (L/C), Bill of Exchange – nếu có thanh toán quốc tế bằng tín dụng chứng từ.
3. Dịch vụ bổ sung của đại lý hàng hóa
Ngoài việc xử lý hàng ready for carriage, các đại lý còn cung cấp nhiều dịch vụ giá trị gia tăng:
-
Môi giới hải quan (Customs Brokerage) – khai báo xuất nhập khẩu.
-
Kho ngoại quan & FTZ (Free Trade Zone) – lưu trữ và xử lý hàng hóa trong khu vực đặc biệt.
-
Trucking (vận tải đường bộ) – vận chuyển nội địa từ kho đến sân bay.
-
Packing Service – đóng gói, dán nhãn theo quy định.
-
Charter Service – thuê chuyến bay riêng cho lô hàng lớn hoặc đặc biệt.
-
Distribution & Warehousing – phân phối và quản lý kho hàng.
-
Multimodal Transport – vận tải đa phương thức (hàng không + đường biển/đường bộ).
-
Express/Courier – dịch vụ chuyển phát nhanh.
Những dịch vụ này giúp khách hàng có thể chọn giải pháp trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí.
4. Quy trình tác nghiệp cơ bản
Một lô hàng quốc tế qua đại lý hàng hóa thường trải qua các bước:
-
Nhận booking từ khách hàng → kiểm tra điều kiện vận chuyển.
-
Hướng dẫn đóng gói và chứng từ cho shipper.
-
Nhận hàng tại kho và kiểm tra tình trạng.
-
Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu (AWB, invoice, DGD, v.v.).
-
Khai báo hải quan tại nước xuất khẩu.
-
Bàn giao hàng “ready for carriage” cho hãng hàng không.
-
Theo dõi chuyến bay và thông báo tình trạng hàng cho khách.
-
Xử lý tại điểm đến: hải quan nhập khẩu, giao hàng cho consignee.
5. Ý nghĩa của quy trình tác nghiệp
Đối với khách hàng, quy trình này đảm bảo hàng hóa:
-
Được vận chuyển đúng quy định quốc tế, không bị giữ tại sân bay.
-
Tiết kiệm thời gian, nhờ đại lý lo trọn gói chứng từ và thủ tục.
-
An toàn hơn, đặc biệt với hàng đặc biệt (hàng nguy hiểm, động vật sống, thực phẩm).
Đối với đại lý, đây cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín, giữ khách hàng lâu dài.
Kết luận
Quy trình tác nghiệp của đại lý hàng hóa hàng không chính là “xương sống” của dịch vụ logistics hàng không. Từ việc chuẩn bị hàng “ready for carriage” đến chứng từ, hải quan, và các dịch vụ bổ sung, mỗi bước đều có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của lô hàng.
Trong bài tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về trách nhiệm và khiếu nại trong vận tải hàng không – một chủ đề rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho cả người gửi, đại lý và hãng hàng không.
LIÊN HỆ VỚI BESTCARGO ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN!!!
—-
Xem thêm:
DỊCH VỤ BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG HCM ĐI MANILA
BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG ĐI CALOOCAN
Sân bay lớn nhất ở Hoa Kỳ – Denver 2024
Quy định hàng nguy hiểm trong vận tải hàng không: Tìm hiểu DGR theo TACT
