Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Step-by-step)

1. 🌐 Giới Thiệu: Tại Sao Chọn Xuất Khẩu Đường Hàng Không?

Xuất khẩu bằng đường hàng không là lựa chọn hàng đầu cho các lô hàng cần tốc độ. Phương thức này giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường toàn cầu nhanh nhất. Dù chi phí cao hơn đường biển, nhưng nó mang lại sự an toàn tuyệt đối.

Để một lô hàng cất cánh thuận lợi, bạn phải trải qua một quy trình chặt chẽ. Sự phối hợp giữa chủ hàng, Forwarder và hãng bay là yếu tố cốt lõi. Bài viết này sẽ phân tích quy trình xuất khẩu hàng air qua 8 bước tiêu chuẩn.

2. 📝 Bước 1: Ký Kết Hợp Đồng Và Chuẩn Bị Hàng Hóa

Quy trình bắt đầu khi bạn có hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

• Chuẩn bị hàng: Bạn cần đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn hàng không. Hàng phải gọn gàng để tối ưu Chargeable Weight.

• Phân loại hàng: Xác định hàng của bạn là hàng thường hay hàng đặc biệt. Nếu là hàng nguy hiểm, bạn cần chuẩn bị chứng từ MSDS.

• Đánh mã ký hiệu: Dán nhãn (Shipping Mark) đầy đủ lên từng kiện hàng.

3. 📦 Bước 2: Thuê Đơn Vị Vận Chuyển (Booking)

Sau khi hàng sẵn sàng, bạn cần liên hệ với đại lý giao nhận (Freight Forwarder).

• Yêu cầu báo giá: Bạn cung cấp thông tin về cân nặng, kích thước và điểm đến.

• Lấy Booking: Forwarder sẽ đặt chỗ với hãng hàng không. Bạn sẽ nhận được Booking Note ghi rõ mã chuyến bay và giờ cắt máng (Closing time).

4. 🚚 Bước 3: Vận Chuyển Hàng Ra Sân Bay (Trucking)

Đây là giai đoạn đưa hàng từ kho của bạn đến sân bay.

• Kiểm tra chứng từ: Đảm bảo tài xế cầm theo đầy đủ phiếu xuất kho và vận đơn.

• Giao hàng tại kho (GHA): Hàng được giao vào kho hàng không (ví dụ: TCS hoặc SCSC tại Việt Nam).

• Cân hàng: Kho hàng sẽ cân và đo kích thước thực tế. Họ sẽ cấp cho bạn phiếu cân hàng (Weight Note).

5. 📑 Bước 4: Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu

Đây là bước quan trọng để lô hàng được thông quan hợp lệ.

• Truyền tờ khai: Bạn sử dụng phần mềm ECUS/VNACCS để truyền dữ liệu hải quan.

• Kiểm tra thực tế: Tùy vào luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) mà hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa.

• Thông quan: Sau khi hoàn thành, tờ khai sẽ được đóng dấu thông quan.

6. 📄 Bước 5: Phát Hành Vận Đơn Hàng Không (AWB)

Sau khi hàng đã vào kho và có thông tin cân chính xác, Forwarder sẽ phát hành vận đơn.

• House Air Waybill (HAWB): Do Forwarder phát hành cho chủ hàng.

• Master Air Waybill (MAWB): Do hãng hàng không phát hành cho Forwarder.

• Kiểm tra dữ liệu: Bạn phải đối chiếu kỹ thông tin trên AWB với thực tế hàng hóa.

7. 🛡️ Bước 6: Kiểm Tra An Ninh Và Xếp Hàng Lên Máy Bay

An toàn hàng không luôn được đặt lên hàng đầu.

• Soi chiếu X-ray: Mọi kiện hàng đều phải đi qua máy soi an ninh. Nếu có nghi vấn, nhân viên sẽ yêu cầu kiểm tra vật lý.

• Lưu kho chờ bay: Hàng đạt chuẩn Ready for Carriage sẽ được đưa vào khu vực chờ.

• Chất hàng (Loading): Hàng được xếp vào các thùng container nhôm (ULD). Sau đó, xe nâng sẽ đưa chúng lên khoang máy bay.

8. 🛰️ Bước 7: Theo Dõi Hành Trình (Tracking)

Khi máy bay cất cánh, bạn cần cập nhật trạng thái cho người mua.

• Số hiệu chuyến bay: Bạn sử dụng số AWB để tra cứu trên website của hãng hàng không.

• Trạng thái: Theo dõi các mốc thời gian như: Departed (Đã khởi hành), Arrived (Đã đến điểm transit) hoặc Delivered (Đã giao hàng).

9. 🏁 Bước 8: Gửi Bộ Chứng Từ Cho Người Nhận

Bước cuối cùng là hoàn tất hồ sơ gửi cho khách hàng nước ngoài.

• Bộ chứng từ gồm: AWB, Invoice, Packing List, C/O (nếu có).

• Phương thức gửi: Bạn có thể gửi bản mềm qua Email. Tuy nhiên, một số nước yêu cầu bản gốc đi kèm cùng chuyến bay.

10. 💡 Lưu Ý Quan Trọng Để Xuất Khẩu Thành Công

Để tránh phát sinh chi phí, hãy ghi nhớ 3 điều sau:

1. Đóng gói chuẩn: Luôn chèn lót kỹ và dùng pallet nếu hàng nặng. Việc này giúp tránh bị kho hàng từ chối do bao bì không đạt chuẩn.

2. Thời gian là vàng: Hãy giao hàng ra sân bay ít nhất 5-6 tiếng trước giờ bay. Điều này giúp bạn có đủ thời gian xử lý các sự cố hải quan.

3. Kiểm tra cân nặng: Luôn tự cân hàng tại kho trước khi gửi. Nếu lệch quá nhiều so với khai báo, bạn sẽ mất thêm phí sửa đổi chứng từ.

11. Kết Luận: Chìa Khóa Cho Chuỗi Cung Ứng Nhanh

Quy trình xuất khẩu đường hàng không yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Mỗi bước từ đóng gói đến thông quan đều có sự liên kết chặt chẽ. Việc nắm vững quy trình giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí. Hãy luôn làm việc chặt chẽ với các Forwarder uy tín để lô hàng của bạn luôn được ưu tiên. Chúc doanh nghiệp của bạn có những chuyến hàng “thuận buồm xuôi gió” trên bầu trời.

BẠN ĐANG CÓ NHU CẦU VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐI QUỐC TẾ?

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ NHANH CHÓNG

Xem thêm:

Phân Tích Phụ Phí Đích (Destination Charge) và Các Chi Phí Phát Sinh Tại Sân Bay Đến – Chuyển phát nhanh Quốc Tế Logistics, Bestcargo

Vận Chuyển Hàng Nguy Hiểm (DGR) Trong Khoang Hàng Khách (Belly Cargo) – Giới Hạn và Quy Tắc – Chuyển phát nhanh Quốc Tế Logistics, Bestcargo

Anh sử dụng mạng lưới giao bưu kiện bằng điện – giao hàng đúng hạn 99% – Công ty Bưu vận Chuyển Phát Nhanh Quốc tế Đông Dương