Tất Tần Tật Về OPS (Operations) Trong Xuất Nhập Khẩu

Nội Dung Chính

Tất Tần Tật Về OPS (Operations) Trong Xuất Nhập Khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, OPS (Operations) đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ, đảm bảo các thủ tục hải quan, giấy tờ hợp lệ và tối ưu chi phí logistics. Nếu không có OPS, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

1. OPS (Operations) Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

OPS (Operations) trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm điều phối, giám sát và thực hiện các hoạt động vận tải hàng hóa quốc tế. Đây là nhóm đứng sau hậu trường, giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và đúng quy định hải quan.

Nhiệm vụ chính của OPS trong xuất nhập khẩu:

Điều phối và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan.
Phối hợp với hãng tàu, hãng bay, công ty logistics để đảm bảo lô hàng vận chuyển trơn tru.
Kiểm tra tình trạng hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Tóm lại, OPS chính là bộ phận đảm bảo rằng hàng hóa đi đúng hành trình, đúng thời gian, đúng quy định và không gặp trở ngại nào.

2. Vai Trò Của OPS Trong Xuất Nhập Khẩu

OPS đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành chuỗi cung ứng toàn cầu. Một số vai trò nổi bật của OPS trong xuất nhập khẩu bao gồm:

2.1. Quản Lý Vận Tải Quốc Tế

OPS đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia một cách trơn tru, từ đi đường biển, đường hàng không, đường bộ đến đường sắt.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp nhập khẩu lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, OPS sẽ:

Liên hệ với hãng tàu hoặc hãng bay để đặt chỗ vận chuyển.
Phối hợp với đối tác để đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy chuẩn.
Giám sát quá trình vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh.

2.2. Xử Lý Thủ Tục Hải Quan

Hải quan là một trong những bước quan trọng nhất trong xuất nhập khẩu. OPS có nhiệm vụ chuẩn bị và nộp các chứng từ như:

Tờ khai hải quan.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Vận đơn đường biển / hàng không (Bill of Lading / Airway Bill).
Chứng nhận xuất xứ (C/O).
Giấy phép nhập khẩu / xuất khẩu (nếu có).

Nếu không làm đúng thủ tục, lô hàng có thể bị giữ tại cảng hoặc bị phạt rất nặng.

2.3. Quản Lý Rủi Ro Và Xử Lý Sự Cố

Trong quá trình vận chuyển quốc tế, rất nhiều vấn đề có thể xảy ra như:

Hàng bị mất, thất lạc.
Hàng bị hải quan giữ lại do thiếu giấy tờ.
Hàng bị hư hỏng do điều kiện vận chuyển.
Chậm trễ lịch trình do thời tiết hoặc trục trặc tàu, máy bay.

OPS có nhiệm vụ tìm ra giải pháp nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu hàng bị kẹt ở cảng do thiếu C/O, OPS phải nhanh chóng làm lại hồ sơ để thông quan hàng hóa.

2.4. Kiểm Soát Chi Phí Và Đàm Phán Hợp Đồng Logistics

OPS phải đảm bảo chi phí logistics tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm:

Đàm phán giá vận tải với hãng tàu, hãng bay.
Tìm kiếm phương thức vận chuyển hiệu quả nhất.
So sánh giá giữa các công ty logistics để tối ưu chi phí.

Ví dụ: Nếu vận chuyển hàng bằng đường biển mất quá nhiều thời gian, OPS có thể đề xuất phương án vận chuyển bằng đường hàng không cho các lô hàng cần gấp.

3. Quy Trình Làm Việc Của OPS Trong Xuất Nhập Khẩu

Bước 1: Tiếp Nhận Yêu Cầu Vận Chuyển

Nhận thông tin lô hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.
Kiểm tra loại hàng hóa, điều kiện vận chuyển, và thời gian yêu cầu.

Bước 2: Lựa Chọn Phương Thức Vận Chuyển

Đánh giá giữa các phương thức: đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt.
So sánh chi phí, thời gian vận chuyển và mức độ an toàn.
Đặt booking với hãng tàu, hãng bay hoặc công ty vận tải.

Bước 3: Xử Lý Chứng Từ Và Thủ Tục Hải Quan

Chuẩn bị các chứng từ cần thiết (Bill of Lading, Invoice, Packing List, C/O…).
Làm thủ tục khai báo hải quan điện tử.

Bước 4: Giám Sát Vận Chuyển Hàng Hóa

Theo dõi lịch trình hàng hóa từ khi xuất phát đến khi đến cảng đích.
Phối hợp với kho bãi để đảm bảo hàng hóa được lưu kho đúng thời gian.

Bước 5: Xử Lý Sự Cố (Nếu Có)

Nếu hàng bị chậm trễ hoặc gặp sự cố, OPS phải nhanh chóng đưa ra giải pháp thay thế.

4. Những Kỹ Năng Cần Có Khi Làm OPS

Kỹ năng quản lý thời gian: Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Làm việc với hải quan, hãng tàu, khách hàng.
Kiến thức về logistics và xuất nhập khẩu: Hiểu rõ các điều kiện vận chuyển và thủ tục hải quan.
Khả năng xử lý tình huống: Giải quyết nhanh các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển.

5. Kết Luận

OPS trong xuất nhập khẩu là bộ phận then chốt, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng quy trình, đúng tiến độ và an toàn. Nếu không có OPS, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể bị đứt gãy, gây thiệt hại lớn về thời gian và chi phí.