Quy trình tiếp nhận hàng hóa hàng không theo TACT: Người mới học logistics cần biết gì?

Trong ngành vận tải hàng không, quy trình tiếp nhận hàng hóa (Acceptance for Carriage) là một trong những khâu quan trọng nhất. Nó không chỉ đảm bảo sự an toàn cho chuyến bay, mà còn giúp các hãng hàng không, đại lý và khách hàng thống nhất cách xử lý hàng hóa minh bạch, đúng chuẩn quốc tế.

Phần 2 trong tài liệu TACT – The Air Cargo Tariffs and Rules của IATA chính là hướng dẫn chi tiết về quy trình này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các bước tiếp nhận hàng hóa hàng không theo chuẩn TACT một cách dễ hiểu, thực tế và dễ áp dụng.

1. Tiếp nhận hàng hóa là gì?

“Acceptance for Carriage” nghĩa là quá trình mà hãng bay (hoặc đại lý được ủy quyền) kiểm tra và chấp nhận hàng hóa để sẵn sàng vận chuyển bằng đường hàng không. Quy trình này có thể diễn ra tại:

• Kho hàng của hãng hàng không.

• Trạm trung chuyển (cargo terminal).

• Văn phòng giao nhận.

Mục tiêu của bước này là để đảm bảo rằng hàng hóa đủ điều kiện để được vận chuyển an toàn, hợp pháp và đúng quy định.

2. Các loại giấy tờ người gửi cần chuẩn bị

Theo TACT, shipper (người gửi hàng) phải cung cấp đầy đủ các loại chứng từ sau:

• Vận đơn hàng không (AWB): Bản chính hoặc bản điện tử (e-AWB).

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

• Phiếu đóng gói (Packing List).

• Chứng từ đặc biệt nếu có: chứng nhận kiểm dịch, MSDS, giấy phép xuất khẩu…

Trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: hàng nguy hiểm, động vật sống), giấy tờ bổ sung bắt buộc cũng cần được cung cấp trước khi hãng bay tiếp nhận lô hàng.

3. Kiểm tra hàng hóa trước khi tiếp nhận

Trước khi nhận hàng, đại diện hãng hàng không sẽ tiến hành các bước kiểm tra gồm:

✅ Xác minh chứng từ

• Đối chiếu nội dung trên AWB với hàng thực tế.

• Kiểm tra sự khớp giữa mã hàng, loại bao bì, số kiện, trọng lượng, thể tích, và mô tả hàng hóa.

✅ Kiểm tra hàng vật lý

• Đảm bảo hàng không bị rò rỉ, hư hỏng hoặc đóng gói sai quy cách.

• Hàng hóa không vi phạm các quy định về cấm vận, xuất nhập khẩu, hoặc an toàn bay.

✅ Kiểm tra quy định đặc biệt

• Nếu là hàng nguy hiểm (DG), hãng sẽ kiểm tra theo quy chuẩn IATA DGR.

• Nếu là hàng dễ hỏng (PER) hoặc động vật sống (AVI), cần được bảo quản và xử lý đúng chuẩn.

4. Quy định về xếp dỡ và đóng gói

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tiếp nhận là bao bì và phương pháp đóng gói. TACT yêu cầu rằng:

• Bao bì phải đủ chắc chắn để chịu được áp suất và rung lắc khi bay.

• Với các mặt hàng đặc biệt (ví dụ: pin lithium, chất lỏng, hàng nặng), cần dùng bao bì chuyên dụng.

• Hàng hóa phải được dán nhãn và ghi mã đúng quy định, bao gồm:

  • Nhãn “Hàng dễ vỡ”, “Hàng nguy hiểm” nếu có.

  • Nhãn hướng mũi tên (This Side Up) nếu cần dựng đứng.

5. Hàng hóa cần sắp xếp trước (Advance Arrangements)

Không phải loại hàng nào cũng có thể gửi ngay. Với một số loại hàng hóa đặc biệt, cần liên hệ và có sự đồng ý trước từ hãng hàng không, ví dụ:

• Hàng quá khổ hoặc quá nặng.

• Hàng yêu cầu kiểm soát nhiệt độ.

• Vũ khí, thuốc, chất hóa học.

• Động vật sống, tro cốt, thi hài.

Trong các trường hợp này, bạn nên làm việc trước với hãng vận chuyển ít nhất 48 – 72 giờ trước khi gửi hàng để được sắp xếp tải trọng và chuyến bay phù hợp.

6. Giao hàng và hoàn tất tiếp nhận

Sau khi kiểm tra và đồng ý tiếp nhận:

• Đại lý/nhân viên nhận hàng sẽ ký xác nhận trên vận đơn.

• Hàng hóa được dán nhãn mã vận chuyển và xếp vào kho chờ bốc xếp lên máy bay.

• Người gửi nhận biên bản xác nhận (Cargo Receipt) hoặc bản sao AWB.

Lúc này, trách nhiệm bảo quản và vận chuyển hàng chuyển sang phía hãng bay.

Kết luận

Quy trình tiếp nhận hàng hóa hàng không tuy không phức tạp, nhưng đòi hỏi độ chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt quy định quốc tế. Việc nắm rõ nội dung của phần 2 trong tài liệu TACT giúp bạn – dù là học viên mới hay nhân viên khai thác – có thể xử lý lô hàng một cách chuyên nghiệp, tránh rủi ro, phạt hành chính hoặc trì hoãn chuyến bay.

Trong các bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về cách tính phí vận chuyển, phân loại hàng hóa đặc biệt và hướng dẫn điền vận đơn hàng không.

LIÊN HỆ VỚI BESTCARGO ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN!!!

—-

Xem thêm:

DỊCH VỤ BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG HCM ĐI MANILA

BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG ĐI CALOOCAN 

Sân bay lớn nhất ở Hoa Kỳ – Denver 2024