Các chứng từ cần thiết khi xuất khẩu qua đường hàng không

Commercial Invoice

Nội Dung Chính

Những chứng từ bắt buộc khi xuất khẩu hàng bằng đường hàng không

Xuất khẩu hàng bằng đường hàng không là lựa chọn phổ biến với các doanh nghiệp muốn giao hàng nhanh và an toàn. Tuy nhiên, để hàng hóa được thông quan suôn sẻ, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ theo quy định. Việc thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến lô hàng bị chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Đây là giấy tờ thể hiện giá trị, số lượng, đơn giá và điều kiện giao hàng của lô hàng. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua, đồng thời là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế xuất khẩu.

Trong hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin như: tên hàng, số lượng, mã HS, điều kiện giao hàng (Incoterms), ngày phát hành và chữ ký người bán. Một số quốc gia yêu cầu hóa đơn có dấu xác nhận hoặc bản song ngữ.

Commercial Invoice

2. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Packing List liệt kê chi tiết cách đóng gói từng kiện hàng. Thông tin bao gồm số kiện, trọng lượng, kích thước, loại bao bì và cách sắp xếp.

Tài liệu này giúp hãng hàng không, nhân viên kho và hải quan kiểm tra hàng hóa dễ dàng hơn. Nếu hàng có nhiều kiện hoặc chủng loại khác nhau, việc có Packing List chi tiết giúp tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian xử lý.

3. Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Air Waybill là chứng từ do hãng hàng không hoặc đại lý phát hành. Đây là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và hãng vận tải. AWB thể hiện thông tin người gửi, người nhận, hành trình, trọng lượng và mã chuyến bay.

AWB có hai loại: vận đơn chủ (Master Air Waybill – MAWB) và vận đơn nhà (House Air Waybill – HAWB). MAWB thường do hãng hàng không phát hành, còn HAWB do đại lý giao nhận (Forwarder) cấp. Cả hai loại đều quan trọng trong việc tra cứu, theo dõi hành trình hàng hóa.

Air Waybill – AWB

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

C/O là chứng từ chứng minh nguồn gốc của hàng hóa. Tài liệu này do cơ quan có thẩm quyền (như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI) cấp.

C/O giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại (FTA) giữa các nước. Mỗi thị trường sẽ yêu cầu loại C/O khác nhau, ví dụ: Form E cho Trung Quốc, Form D cho ASEAN, Form AK cho Hàn Quốc.

5. Tờ khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai hải quan là giấy tờ bắt buộc để cơ quan hải quan kiểm soát việc xuất khẩu hàng hóa. Người gửi hoặc đại lý logistics cần khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Sau khi được chấp nhận, tờ khai sẽ có mã số riêng và được thông quan sau khi kiểm tra hàng. Nếu có sai sót, lô hàng có thể bị giữ lại hoặc bị xử phạt hành chính.

Tờ khai hải quan xuất khẩu

6. Các chứng từ bổ sung khác (tùy loại hàng)

Tùy theo mặt hàng, người xuất khẩu có thể cần thêm:

Giấy kiểm dịch động thực vật (cho hàng nông sản, thực phẩm)
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) hoặc chứng nhận xuất xưởng (COA)
Giấy phép xuất khẩu (nếu thuộc nhóm hàng quản lý đặc biệt)
Hợp đồng ngoại thương, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán

Việc chuẩn bị đúng loại giấy tờ giúp hàng hóa dễ dàng vượt qua kiểm tra an ninh, tránh tình trạng lưu kho hoặc bị trả lại.

7. Lưu ý khi chuẩn bị chứng từ xuất khẩu hàng không

Trước khi gửi hàng, hãy đảm bảo toàn bộ chứng từ có thông tin thống nhất về số lượng, mã HS, đơn giá và tên hàng. Sự không khớp giữa hóa đơn, vận đơn và tờ khai hải quan là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị trì hoãn.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên lưu trữ bản mềm của các chứng từ để đối chiếu và cung cấp nhanh khi hãng vận chuyển hoặc cơ quan hải quan yêu cầu.

Kết luận

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ là yếu tố then chốt giúp quá trình xuất khẩu hàng bằng đường hàng không diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu từng loại giấy tờ như hóa đơn, vận đơn, C/O và tờ khai hải quan. Một bộ chứng từ chính xác không chỉ giúp thông quan nhanh mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong giao thương quốc tế.