Lỗi chứng từ hàng không và cách khắc phục

Commercial Invoice

Nội Dung Chính

Những lỗi thường gặp khi làm chứng từ hàng không và cách khắc phục

Trong vận tải hàng không, chứng từ là yếu tố quan trọng đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.
Chỉ cần một sai sót nhỏ có thể khiến hàng bị chậm chuyến hoặc phát sinh chi phí lưu kho.

1. Khai sai thông tin người gửi hoặc người nhận

Đây là lỗi phổ biến nhất khi làm Air Waybill (AWB) hoặc Commercial Invoice.
Nguyên nhân thường do nhập sai địa chỉ, số điện thoại hoặc tên công ty.

Commercial Invoice

Cách khắc phục:
Kiểm tra thông tin người gửi, người nhận trước khi in chứng từ.
Sử dụng mẫu khai báo điện tử để hạn chế lỗi đánh máy và đồng bộ dữ liệu giữa các bên.

2. Sai mô tả hàng hóa hoặc mã HS

Nhiều doanh nghiệp ghi mô tả quá chung chung hoặc sai mã HS trên hóa đơn.
Điều này khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra lại, gây chậm trễ.

Cách khắc phục:
Mô tả rõ ràng tên hàng, vật liệu, công dụng và xuất xứ.
Đối chiếu mã HS theo biểu thuế mới nhất, nên xác nhận với đại lý logistics nếu không chắc chắn.

3. Thiếu hoặc sai trọng lượng, kích thước hàng

Nếu trọng lượng khai trên chứng từ không khớp với hàng thực tế, hãng bay sẽ yêu cầu cân lại.
Điều này có thể dẫn đến chênh lệch cước phí hoặc bị giữ hàng để xác minh.

Cách khắc phục:
Đo, cân hàng hóa chính xác trước khi lập Packing List.
Cập nhật thông tin theo đơn vị quốc tế (kg, cm) để tránh hiểu nhầm.

4. Thiếu chứng từ đi kèm hàng đặc biệt

Các loại hàng như dược phẩm, động vật sống hay hàng nguy hiểm đều yêu cầu giấy tờ bổ sung.
Ví dụ: MSDS cho hàng hóa nguy hiểm hoặc Giấy kiểm dịch cho hàng thực phẩm.

Cách khắc phục:
Tìm hiểu yêu cầu từng loại hàng trước khi gửi.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đính kèm bản mềm gửi trước cho đại lý kiểm tra.

5. Không khớp thông tin giữa các chứng từ

Thông tin giữa AWB, Invoice và Packing List không thống nhất là lỗi thường thấy.
Sự không khớp khiến hải quan nghi ngờ tính hợp lệ của lô hàng.

Air Waybill – AWB

Cách khắc phục:
Đối chiếu kỹ các thông tin như số kiện, trọng lượng, tên hàng trước khi ký xác nhận.
Lưu bản điện tử của tất cả chứng từ để dễ kiểm tra khi cần.

6. Ký tên, đóng dấu sai hoặc thiếu

Một số chứng từ bắt buộc phải có chữ ký và con dấu hợp pháp.
Thiếu các yếu tố này, hàng sẽ không được phép thông quan.

Cách khắc phục:
Phân công người phụ trách ký và đóng dấu rõ ràng.
Kiểm tra lại tất cả trang cần ký trước khi gửi chứng từ cho hãng bay hoặc đại lý.

Kết luận

Làm chứng từ hàng không đòi hỏi cẩn trọng và hiểu rõ quy trình.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa biểu mẫu, lưu trữ dữ liệu và kiểm tra chéo trước khi xuất hàng.
Việc này không chỉ giúp tránh lỗi mà còn rút ngắn thời gian giao nhận, nâng cao uy tín vận chuyển.