Top 5 Lỗi Sai Chứng Từ Khiến Hãng Hàng Không Từ Chối Xếp Chuyến

Nội Dung Chính

Top 5 Lỗi Sai Chứng Từ Khiến Hãng Hàng Không Từ Chối Xếp Chuyến

Trong vận tải hàng không, hãng bay có quyền từ chối xếp chuyến (offload / reject cargo) nếu chứng từ không đạt yêu cầu. Đây là tình huống khiến nhiều doanh nghiệp trễ tiến độ giao hàng, phát sinh phí lưu kho, thậm chí mất uy tín với khách hàng.

Dưới đây là 5 lỗi sai chứng từ phổ biến nhất khiến hàng không được accept bay, kèm cách khắc phục theo đúng thực tế khai thác và chuẩn IATA.

1. Thông tin trên AWB không khớp với Invoice & Packing List

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng là lý do từ chối bay nhanh nhất.

Biểu hiện thường gặp

Tên hàng trên AWB khác Invoice
Số kiện, trọng lượng khác Packing List
Consignee / Shipper sai chính tả hoặc khác tên pháp lý

Hậu quả

Hãng bay không accept hàng
Phải sửa AWB → delay chuyến
Phát sinh phí sửa vận đơn (amend fee)

Cách khắc phục

Soát chéo AWB – Invoice – Packing List trước khi phát hành MAWB
Dùng 1 file thông tin chuẩn để tránh nhập liệu lại nhiều lần

2. Mô tả hàng hóa mơ hồ hoặc “né khai báo”

Hãng hàng không không chấp nhận mô tả hàng chung chung.

Ví dụ mô tả sai

“General cargo”
“Accessories”
“Samples” (nhưng không ghi rõ là mẫu gì)

Vì sao bị từ chối?

Không đánh giá được rủi ro an toàn bay
Nghi ngờ hàng DG, pin lithium, hóa chất ẩn

Cách khắc phục

Mô tả đúng bản chất hàng, không dài dòng nhưng rõ ràng
Ví dụ tốt:

“Plastic automotive interior parts – non hazardous”

3. Thiếu hoặc sai MSDS đối với hàng nhạy cảm

Top 5 Lỗi Sai Chứng Từ Khiến Hãng Hàng Không Từ Chối Xếp Chuyến

Rất nhiều lô hàng không phải DG nhưng vẫn cần MSDS, ví dụ:

Pin lithium lắp trong thiết bị
Mỹ phẩm dạng lỏng
Thực phẩm chức năng dạng bột/viên

Lỗi thường gặp

MSDS hết hạn
MSDS không đúng nhà sản xuất
Tên hàng trên MSDS khác Invoice

Hậu quả

Hãng bay hold hàng để kiểm tra
Yêu cầu test lại → delay nhiều ngày
Có thể bị từ chối hoàn toàn

Cách khắc phục

Chuẩn bị MSDS ngay từ bước báo giá
Gửi trước cho forwarder/hãng bay pre-check

4. Packing List không phản ánh đúng thực tế đóng gói

Packing List là căn cứ để:

Tính chargeable weight
Xếp ULD/pallet
Đánh giá an toàn chất xếp

Lỗi phổ biến

Khai sai kích thước kiện
Không ghi pallet/gỗ
Số kiện thực tế ≠ Packing List

Hậu quả

Bị re-weight / re-measure
Phát sinh phí ngoài dự kiến
Trường hợp nặng: refuse loading

Cách khắc phục

Đo – cân sau khi đóng gói hoàn tất
Cập nhật Packing List cuối cùng trước giờ cut-off

5. Thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc khai báo sai loại hàng

Một số hàng không có giấy phép là không được bay, dù cước đã book.

Ví dụ

Thực phẩm chức năng: thiếu giấy công bố
Dược phẩm: thiếu giấy phép Bộ Y tế
Pin lithium: thiếu declaration / label chuẩn IATA

Hậu quả

Bị từ chối accept tại kho sân bay
Phát sinh phí lưu kho rất cao
Có thể bị phạt do khai báo sai

Cách khắc phục

Check danh mục hàng có điều kiện ngay từ đầu
Không “để bay thử” khi chưa đủ giấy tờ

Q&A – Câu hỏi thực tế từ người booking

Q1: Hãng bay có kiểm tra chứng từ trước khi hàng ra sân bay không?
A: Có, nhiều hãng yêu cầu gửi pre-alert để kiểm tra trước.

Q2: Bị từ chối xếp chuyến có được hoàn cước không?
A: Thường không, đặc biệt nếu lỗi từ phía shipper.

Q3: Forwarder có chịu trách nhiệm nếu sai chứng từ không?
A: Chỉ khi lỗi do họ nhập sai. Nếu shipper cung cấp thông tin sai → shipper chịu.

Q4: Có cách nào hạn chế 100% rủi ro bị reject không?
A: Không tuyệt đối, nhưng kiểm tra chứng từ theo checklist sẽ giảm rủi ro tối đa.

Q5: Hàng e-commerce có dễ bị reject không?
A: Có, vì thường đóng gói gấp, mô tả hàng sơ sài và hay dính pin.

Kết luận

Trong vận tải hàng không, chứng từ sai = hàng không bay.
5 lỗi khiến hãng hàng không từ chối xếp chuyến phổ biến nhất gồm:

AWB không khớp Invoice & Packing List
Mô tả hàng mơ hồ
Thiếu hoặc sai MSDS
Packing List không đúng thực tế
Thiếu giấy phép chuyên ngành

Kiểm soát tốt chứng từ không chỉ giúp hàng bay đúng chuyến, mà còn:

Giảm chi phí phát sinh
Tránh delay
Tăng uy tín với hãng bay & đối tác

BOOKING TẢI HÀNG KHÔNG TỪ CÁC TỈNH THÀNH PHỐ

STT	Tỉnh / Thành phố
1	Hà Nội
2	Huế
3	Lai Châu
4	Điện Biên
5	Sơn La
6	Lạng Sơn
7	Quảng Ninh
8	Thanh Hóa
9	Nghệ An
10	Hà Tĩnh
11	Cao Bằng
12	Tuyên Quang
13	Lào Cai
14	Thái Nguyên
15	Phú Thọ
16	Bắc Ninh
17	Hưng Yên
18	Hải Phòng
19	Ninh Bình
20	Quảng Trị
21	Đà Nẵng
22	Quảng Ngãi
23	Gia Lai
24	Khánh Hòa
25	Lâm Đồng
26	Đắk Lắk
27	TP Hồ Chí Minh
28	Đồng Nai
29	Long An
30	Cần Thơ
31	Vĩnh Long
32	Đồng Tháp
33	Cà Mau
34	An Giang